Sygnatariusze zdają sobie sprawę, że najlepiej jest rozwiązywać spory na szczeblu krajowym. Z tego względu będą zachęcać do tworzenia podobnych procedur, w które zaangażują się związki stron zainteresowanych, na szczeblu krajowym.
Grupa zarządzająca będzie zajmować się jedynie kwestiami obejmującymi wiele państw UE lub kwestiami krajowymi pod warunkiem, że na szczeblu krajowym nie istnieje równoważna opcja rozwiązywania sporów w sposób zgrupowany i anonimowy (np. dialog krajowych stron zainteresowanych). W szczególności, jedynie członek krajowej grupy zarządzającej wielu stron zainteresowanych, który stosuje reguły konkurencji, może przedstawić spory do zgrupowania.
Łamanie zobowiązań dotyczących procesu
Aktualne ramy zawierają zestaw obowiązków (zobowiązań procesowych), do których muszą się stosować zarejestrowane przedsiębiorstwa. Złamanie tych zobowiązań procesowych rozwiąże się zgodnie z następującymi zasadami:
Stała procedura pozwoli przedsiębiorstwom na zwrócenie uwagi na problemy związane z niestosowaniem zobowiązań procesowych przez zarejestrowane przedsiębiorstwa. Grupa zarządzająca będzie zajmować się tymi kwestiami.
Jeśli dane przedsiębiorstwo natknie się na anomalię (np. osoba kontaktowa do wewnętrznego rozwiązywania sporów, której nazwisko znajduje się na stronie, opuściła przedsiębiorstwo i nie została zastąpiona) może:
-
poruszyć ten temat w przedsiębiorstwie, którego on dotyczy;
-
zwrócić się bezpośrednio do grupy zarządzającej pisząc na odpowiedni adres e-mail;
-
zwrócić się do członka grupy zarządzającej, który może przedstawić ten temat grupie zarządzającej, nie wyjawiając tożsamości składającego zażalenie.
Grupa zarządzająca zadecyduje, jaki jest najlepszy, odpowiedni, stopniowy sposób rozpatrzenia zażalenia. W przypadku drobnych uchybień, związek przedsiębiorstwa, które się tych uchybień dopuściło, poprosi przedsiębiorstwo o rozwiązanie problemu. Jeśli, po upływie odpowiedniego czasu, przedsiębiorstwo nie podjęło żadnych działań, grupa zarządzająca może wysłać pismo ostrzegawcze. Jeśli uczestnik w dalszym ciągu będzie łamać zobowiązania procesowe, może on zostać czasowo zawieszony, do czasu skorygowania sytuacji. W przypadku długotrwałych, zamierzonych i niewyjaśnionych uchybień, grupa może zadecydować o wykluczeniu przedsiębiorstwa z ram. Wykluczenie z ram stanowi silny środek odstraszający ponieważ wiąże się z negatywną reklamą przedsiębiorstwa, którego dotyczy, np. poprzez podanie informacji na ten temat na stronie internetowej i w rocznym sprawozdaniu.
Filar IV: weryfikacja zgodności, ocena sukcesu i dalszy rozwój ram
Grupa zarządzająca jest odpowiedzialna za monitoring, które to działania będą przeprowadzane co roku, poczynając od 4KW 2014. Sprawozdanie półroczne zostanie przedstawione do 2KW 2014. Będzie ono zawierać dwa elementy:
1. Ankieta
Prosta ankieta pomoże przedsiębiorcom w monitorowaniu postępów i będzie stanowić podstawę oceny zgodności. Ankieta nie będzie dotyczyć przedmiotu sporów rozstrzyganych w tych ramach. Będzie ona opierać się na trzech elementach fazy 2.
-
szkolenia;
-
skuteczność opcji rozwiązywania sporów;
-
komunikacja.
Czytaj dalej na następnej stronie...