Warunkiem zastosowania powyższego podejścia jest zgłoszenie przypadku wystąpienia siły wyższej lub nadzwyczajnych okoliczności przez beneficjenta lub upoważnioną przez niego osobę (na piśmie, wraz z odpowiednimi dowodami) właściwemu organowi w ciągu:
-
10 dni roboczych od dnia, w którym beneficjent lub upoważniona przez niego osoba są w stanie dokonać tej czynności – w przypadku Programu rolnośrodowiskowego PROW 2007-2013;
-
15 dni roboczych od dnia, w którym beneficjent lub upoważniona przez niego osoba są w stanie dokonać tej czynności – w przypadku Działania rolno-środowiskowoklimatycznego PROW 2014-2020.
Organem właściwym w powyżej sprawie jest kierownik biura powiatowego Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. Należy przy tym podkreślić, że każda sprawa rozpatrywana jest indywidualnie, przy uwzględnieniu wszystkich okoliczności faktycznych i dowodów występujących w sprawie. W postępowaniu w sprawie przyznania płatności rolnośrodowiskowej/rolno-środowiskowo-klimatycznej, zgłoszone przez rolnika wystąpienie okoliczności nadzwyczajnych lub siły wyższej podlega ocenie pod kątem ich wpływu na spełnienie warunków i wymogów realizowanego zobowiązania.
W sytuacji uznania przez kierownika biura powiatowego wystąpienia w danym gospodarstwie siły wyższej lub nadzwyczajnych okoliczności na rolnika nie są nakładane kary administracyjne tj. sankcje, nie jest on zobowiązany do zwrotu wcześniej otrzymanych płatności, ale też płatności za dany rok w odniesieniu do powierzchni objętej zdarzeniem przyznawane są w pomniejszonej wysokości (wycofanie części płatności) w związku z faktem, że wymogi w ramach zobowiązania nie zostały wypełnione.
W świetle powyższych przepisów i wyjaśnień wskazano, że nie jest możliwe, aby na podstawie danych np. o sytuacji pogodowej uznać, że w jakimś regionie wystąpiła siła wyższa lub nadzwyczajne okoliczności uniemożliwiające rolnikom spełnienie wymogów w ramach Programu rolnośrodowiskowego PROW 2007-2013 lub Działania rolnośrodowiskowo-klimatycznego PROW 2014-2020. Dodatkowo warto zauważyć, że logicznym skutkiem takiego podejścia musiałoby być uznanie, że wszyscy rolnicy w tym regionie powinni mieć obniżone płatności w związku z niespełnieniem wymogów podjętych zobowiązań rolnośrodowiskowych lub rolno-środowiskowo-klimatycznych.