Za sporządzenie protokołu oszacowania szkód powstałych w wyniku niekorzystnych zjawisk, który zgodnie z przepisami zawiera zarówno datę wystąpienia szkód jak i informację o powierzchni upraw rolnych w danym sezonie wegetacyjnym, w tym powierzchni upraw rolnych w dniu wystąpienia szkód odpowiada komisja powołana przez wojewodę właściwego ze względu na miejsce wystąpienia szkód.
Resort rolnictwa podkreśla, że w Wytycznych dla Komisji powołanych przez Wojewodę dotyczące ogólnych zasad szacowania szkód w gospodarstwach rolnych i działach specjalnych produkcji rolnej, w których wystąpiły szkody spowodowane przez suszę, grad, deszcz nawalny, ujemne skutki przezimowania, przymrozki wiosenne, powódź, huragan, piorun, obsunięcie się ziemi lub lawinę określono, że uzupełniając w protokole datę wystąpienia szkód należy pamiętać o prawidłowym określeniu powierzchni upraw rolnych w dniu wystąpienia szkód (z wyłączeniem łąk i pastwisk, z wyłączeniem wieloletnich użytków zielonych (UZ)). Na potrzeby protokołu uprawy, które należy uwzględnić jako „wieloletnie użytki zielone" na liście rozwijanej zostały oznaczone symbolem (UZ). Uwzględniając powyższe jeżeli jako data wystąpienia szkód został wskazany 1.04. danego roku to w pozycji powierzchnia upraw w dniu wystąpienia szkód może obejmować wyłącznie te uprawy, które tego dnia były na polu (nie może uwzględniać upraw jarych, które jeszcze nie zostały wysiane). Dane te są niezbędne przy udzielaniu pomocy do określenia czy został spełniony warunek ubezpieczenia co najmniej 50% powierzchni upraw w gospodarstwie rolnym. A zatem prawidłowe wskazanie zarówno daty wystąpienia szkód jak i powierzchni upraw w tym dniu w konsekwencji rzutuje na wielkość pomocy jaka może zostać udzielona danemu beneficjentowi.
Musimy o tym pamiętać podpisując protokół z szacowania strat.